الإخوة والأخوات الكريمات
لا شك أن بعضكم قد تعرّض لذلك الموقف السخيف عندما يضيع الموبايل أو يُسرق، وحينها يُضطر الشخص إلى بذل الكثير من الجهد والمال والزمن في محاولات -قد لا تكون دائما ناجحة- لاستعادة أرقام الهواتف، وكذك الحال فيما يتعلق بفقدان بطاقات العمل.. إلخ.
لتفادي هذا السيناريو الأليم، أودُ أن أقترح عليكم اقتراحا أسوقه من باب التجربة العملية:
1- انشء جدولا على برنامج الوورد أو الأكسل، ويفضل استخدام برنامج الأكسل*.
2- عناوين الأعمدة في الجدول هي:
- الاسم.
- اسم العائلة.
- الوظيفة.
- الشركة/ محل العمل.
- المدينة.
- البلد.
- رقم الهاتف (الموبايل) الرئيس.
- رقم الهاتف (الموبايل) الثانوي.
- رقم هاتف المكتب.
- رقم هاتف المنزل.
- رقم الفاكس.
- عنوان البريد الإلكتروني.
- العنوان البريدي.
3- انقل كل البيانات الموزعة بين موبايلك، ومفكرة الأرقام والعناوين، وبطاقات العمل، وقصاصات الورق المتناثرة هنا وهناك- إلى جدول العناوين.
4- احرص على تحديث الجدول بصفة منتظمة، وخاصة عند حصولك على أرقام/عناوين جديدة.
5- احفظ الجدول في عدة مواقع، مثال: القسم D من حاسوبك الشخصي (فمحتويات القسم C مصيرها الضياع إلى الأبد في حالة تعطّل برنامج الويندوز)؛ وعلى الحاسوب المحمول؛ وعلى قرص الفلاش؛ وبالطباعة على الورق؛ وبإضافة الجدول باعتباره "مسودة رسالة" على البريد الإلكتروني.
6- الشروع في هذه الممارسة قد يبدو صعبا، ولكن ببذل بعض الجهد تصبح عادة لديك، وتستفيد منها على المدى الطويل.
* مزايا الأكسل بالمقارنة مع الوورد:
1- سهولة التصنيف حسب الاسم أو محل العمل أو المدينة.. إلخ.
2- يُسر التصنيف حسب حروف الهجاء.
3- سهولة إضافة أسماء جديدة، ثم إجراء عملية التصنيف مرة أخرى حسب حروف الهجاء.
4- خاصية ظهور ما إذا كان الاسم مكررا، حيث يُدرج برنامج الأكسل المعلومة المتكررة فور الشروع في الطباعة: Autocomplete function.
أتمنى لكم الاستفادة من هذا الاقتراح العملي، والله من وراء القصد.
المفضلات