آخـــر الـــمـــشـــاركــــات

+ الرد على الموضوع
النتائج 1 إلى 4 من 4

الموضوع: الكتابة التقنية (3)

  1. #1
    مدير برنامج الإختبار والإعتماد الصورة الرمزية أحمد الفهد
    تاريخ التسجيل
    28/09/2008
    المشاركات
    360
    معدل تقييم المستوى
    11

    افتراضي الكتابة التقنية (3)

    الكتابة التقنية (3)
    (Technical Writing)


    كنا في الحلقة الثانية نتحدث تحت عنوان خطة عمل الكتابة التقنية من بين عمليات الكتابة التقنية.
    الآن، أنت تعرف ما يلي:
    (1) الهدف أو الأهداف من الوثيقة التي تريد كتابتها؛
    (2) وتعرف "جمهورك" أي الأشخاص الذين سيستخدمون الوثيقة؛
    (3) وتعرف مستوى التفصيل الذي ستذهب إليه الوثيقة بناء على كل ذلك وبالتعاون مع مدير المنتج والمصمم وغيرهما من أصحاب المصلحة.
    أصبحت الآن جاهزاً لرسم خريطة الوثيقة وتقسيم محتوياتها وموضوعاتها ومن ثم المتابعة إلى المرحلة المفصلية التالية.
    3-1-4 تنظيم محتويات الوثيقة وعناصر التنسيق
    كثيراً ما تكون عملية تنظيم المحتوى وتسلسل موضوعاته أمراً مباشراً وبسيطاً، وقد لا تعدو عن كونها عملية تحضير قائمة الموضوعات و/أو العناوين الفرعية للنظام وترتيبها على نحو منطقي التسلسل. ينطبق هذا بلا مشاكل تُذكر على الوثائق أو الأنظمة البسيطة والمحدودة كدليل تشغيل جهاز عرض الأقراص الرقمية (DVD Player) أو ما شابه. لكن في الموضوعات المعقدة -وهي تُشكل النسبة الأهم من التوثيق وعملية الكتابة التقنية- ينبغي إيلاء عملية إعداد وتنظيم المحتوى اهتماماً خاصاً. لماذا؟
    تُعتبر هذه المرحلة تتويجاً لعملية الإعداد والتخطيط وإطلاقاً لعملية كتابة المادة. لذلك فإن تنفيذها على نحو غير ملائم هو تضييع لجهود الإعداد التي سبقتها وإيذان بكتابة مادة هابطة الجودة سيضطر الكاتب أو الفريق إلى إعادة كتابتها. بالمقابل، فإن التنظيم الجيد للمحتوى والتسلسل المنطقي لموضوعاته إلى تثبيت عناصر التنسيق المناسبة سيمهد لمرحلة كتابة مستقرة قائمة على أسس يمكن الكشف مبكراً عن أي انحراف عنها. باختصار هذه المرحلة هي جسر يربط بين مراحل الإعداد والتخطيط ومرحله الكتابة الفعلية وما يليها. فإذا كانت تنفيذ المراحل التي سبقتها ناجحاً كان تنفيذ هذه المرحلة أنجح وأقرب إلى إنجاح عمليات المراحل التي تليها.
    ليس هناك وصفة تصلح لكل زمان ومكان لتنظيم المحتويات. لكن هناك قاعدة عامة شائعة تعودنا على مشاهدتها في الكتب والمؤلفات تعمل على مستويين أو ثلاثة: المستوى الأول تقسيم المادة إلى أجزاء وفصول حسب الموضوعات الرئيسية أو الاختصاصات كما هو مبين في المثال التالي:
    - المقدمة،
    - الفصل الأول: التعريف بالنظام،
    - الفصل الثاني: إعداد النظام،
    - الفصل الثالث: التشغيل،
    - الفصل الرابع: الصيانة،
    - الملاحق، ... وهكذا دواليك).
    أما المستوى الثاني فيمكن تقسيم الفصل إلى أقسام (عناوين وعناوين فرعية) تتحدث عن الموضوعات الفرعية أو العمليات أو الوظائف أو الطرق ...إلخ. مثلاً، يقسَّم الفصل الرابع في المثال أعلاه إلى شيء يشبه الآتي:
    4-1 الصيانة الدورية
    4-2 عمليات وإجراءات الصيانة العادية
    4-3 إدارة المخزون وطلب قطع الغيار
    4-4 تعليمات السلامة العامة
    4-5 جدول الكشف عن الأعطال وتصليحها
    ... وهكذا دواليك.
    في المستوى الثالث –إن لزم الأمر- يتم تقسيم الموضوعات الفرعية إلى العمليات أو الإجراءات الفردية؛ مثلاً:
    4-1-1 تعريف الصيانة الدورية ومتطلباتها
    4-1-2 شروط واحتياطات السلامة
    4-1-3 إجراءات الصيانة الدورية اليومية
    4-1-4 إجراءات الصيانة الدورية الأسبوعية
    4-1-5 إجراءات الصيانة الدورية نصف الشهرية ... وهكذا حتى تغطية كافة البنود الفرعية.
    وقد يحتمل الأمر وجود مستوى رابع ولكن ينبغي الحذر من تجاوز المستويات الفرعية للحد المعقول فعند بلوغ رقم القسم خمس خانات ترتفع احتمالات فقدان البوصلة في تتبع الموضوعات (شرط سهولة الرجوع إلى الموضوعات).
    كلما أدرجت بنداً ضمن المحتوى، يجب عليك أن تجيب عن الأسئلة التالية بصورة واضحة:
    هل يخدم هذا البند الهدف من الوثيقة؟
    هل يخدم هذا البند عمل الجمهور المستهدف بالوثيقة أو أنه وثيق الصلة به؟
    هل يقع ضمن مستوى التفصيلات المتفق عليه؟

    يساعدك هذا في استبعاد المواد الزائدة عن الحاجة و المواد التي قد يشوش إيرادها على الهدف. إن موضوع تعدد احتمالات الإجابات على الأسئلة الثلاثة أعلاه أوسع من أن نتطرق إليه بالتفصيل هنا، وربما يثيره النقاش أو مناسبة أخرى للكتابة قادمة إن شاء الله.
    من ناحية ثانية، ينبغي في هذه المرحلة تحديد كافة عناصر تنسيق الوثيقة: أبعاد الصفحة وهوامشها والترويسة ونوع وحجم الخط (الفونط) وتباعد السطر والفقرات وترقيم العناوين الرئيسية والفرعية ومستويات جدول المحتويات وكافة عناصر التنسيق والتصميم الأخرى.
    ينتج عن هذه المرحلة مخطط الوثيقة المراد كتابتها أو التصميم الكامل أو حتى خارطة الطريق التي سيتم تنفيذها, وتصبح هذه الوثيقة مرجع قائد الفريق إن كان هناك فريق من الكتاب التقنيين يعمل على نفس الوثيقة في توزيع المهمات ومتابعة الجدول الزمني للأعمال.
    وقد يخضع تنظيم الوثيقة ومحتوياتها للتعديل أثناء تنفيذ مرحلة الكتابة إذا لزم الأمر وهو أمر ليس نادر الحدوث، بل قد يكون شائعاً في عالم كتابة أدلة المستخدمين. وفي هذه الحالة يجب إجراء التعديلات المطلوبة واستخراج نسخة جديدة من مخطط الوثيقة وتوزيعها على فريق الكتابة وإدارة المشروع وكل المعنيين ضمن فريق عمل المشروع ككل.
    ما هي شروط ومواصفات التنظيم والتنسيق الجيد للمحتويات؟
    أولاً: وضوح السبب في اختيار هذا التقسيم دون غيره.
    ثانياً: الترابط والعلاقة المنطقية بين مختلف الأقسام الفرعية من نفس المستوى/ الاختصاص.
    ثالثاً: سهولة الرجوع إلى موضوعات الوثيقة والتنقل فيما بينها -- عدم المبالغة في التقسيم الفرعي وتعقيده.
    رابعاً: أن يكون ترجمة دقيقة للمراحل الثلاثة التي سبقته: تحدي الهدف والجمهور ومستوى التفصيل، وأن يتقيّد بها.
    3-1-5 الشروع في كتابة المادة.
    ذكرنا في الحلقة الأولى أن الكتابة التقنية هي فن الوصول إلى المعلومة ومن ثم توصيلها للآخرين. نحن الآن بصدد توصيل هذه المعلومة للآخرين. لقد قررت إدارة المؤسسة و/أو المنتَج والمشروع لغة الوثيقة (العربية، الإنجليزية ...). ينبغي الآن على الكاتب التقني اختيار الأسلوب (Style) الذي يحقق عملية توصيل المعلومة إلى الجمهور على أفضل وجه.
    ما هو الأسلوب؟
    الأسلوب هو الطريقة التي يتم بها قول الشيء أو التعبير عنه أو تقديمه مثل قولنا أسلوب الخطابة أو الكتابة.
    ما هو الأسلوب الأنسب للكتابة التقنية باللغة الإنجليزية مثلاً؟
    إن الطلاقة اللغوية (كتابةً) والسليقة ليستا كافيتين كي يكفل الكاتب التقني نجاح مهمته على النحو المطلوب. على الكاتب أن يمتلك خلفية لغوية تؤهله لمعرفة الفرق الذي يحدثه استخدام زمن (Tense) بعينه وصيغة بعينها على جودة الكتابة وفعاليتها في أداء المراد منها. إن دلالات وأدوار الأزمان وتوافق هذه الأزمان عند الكتابة وسلامة تعاقبها وصيغة المبني للمجهول أو المعلوم هي عناصر لها دورها وغايتها في كل اللغات؛ أما عن حساسيتها وأهميتها في الكتابة بالإنجليزية فحدث ولا حرج.
    تحبذ اللغة الإنجليزية صياغات وأزمان معينة في ظروف معينة:
    - بصورة عامة تحبذ الكتابة التقنية في مجال الأعمال بالإنجليزية (1) الزمن الحاضر و (2) صيغة المبنى للمعلوم، فالزمن الحاضر يمنح النص الإنجليزي سلاسة وطاقة وقوة تأثير. أما المبنى للمعلوم فيخدم الوضوح والمباشرة والبساطة والقِصَر وهو الثلاثي الذي تولع به اللغة الإنجليزية.
    - بناء على ذلك، وما لم يكن النص يريد الإشارة إلى الزمن المستقبل، استخدم الحاضر البسيط في الإنجليزية. بالنسبة لنا نحن العرب نميل كثيراً في لغتنا إلى استخدام المستقبل (سوف نستعرض لكم في هذا الكتاب؛ سنرى كيف أن) على العكس من اللغة الإنجليزية (يستعرض الكتاب ...).
    - صحيح أن المبني للمجهول يتعمد الغموض بشأن المنفذ أو الفاعل (الأمر الذي لا يخدم المباشرة والبساطة المطلوبين بشدة في الكتابة التقنية)، إلا أن المبنى للمجهول له ضروراته أحياناً. فنحن نلاحظ أن التجارب العلمية التقارير الفنية المحضة تُكتب عموماً بصيغة المبني للمجهول حيث لا يهم القارئ مطلقاً معرفة من يقوم بتجهيز الموقع ولا التجريف ولا الحفر ولا مد خطوط الطاقة. هنا يكون المبني للمجهول هو الأسلوب المناسب.
    - استخدام صيغة الأمر أو الطلب لوصف خطوات أو إجراءات تنفيذ عملية معينة.
    - ومن الأهمية بمكان، أن يتنبه الكاتب التقني العربي إلى تجنب الصياغات النمطية العربية عند الكتابة بالإنجليزية (وبلغة أجنبية أخرى طبعاً). لهذا، يجب على الكاتب التقني، وخاصة إن لم تكن دراسته الجامعية في مجال اللغات، أن يسعى إلى المشورة من أصحاب الاختصاص اللغوي في اختيار الأسلوب.
    هذا عن الأسلوب العام، وقد يطول بنا المقام هنا إذا تعرضنا لمختلف عناصر الأسلوب والكتابة بالإنجليزية والتي لا بد من مناقشتها جميعاً في موضع آخر مستقل من هذه السلسلة، ومنها بساطة الجملة والتراكيب، والابتعاد عما يوحي بعدم التأكد، والتعامل مع الجمع والمفرد/المذكر والمؤنث إلى جانب عناصر أخرى تتعلق بالتنسيق والعناصر التوضيحية المساعدة..
    نعود لموضوع الشروع في الكتابة. أصبح الآن بين يدي الكاتب أو فريق الكتاب التقنيين "خارطة الطريق" أي ما يلي:
    - لغة الوثيقة والهدف منها ومن الذين سيقرؤها وحد التفاصيل الذي ستقف عنده؛
    - تصميمها شكلاً ومضمونا وتنسيقاً؛
    - أسلوب الكتابة والعناصر اللغوية المؤثرة؛
    لقد ثبت للحضارة بكل الوسائل أن التحضير الجيد هو أهم عناصر النجاح. إن من أفدح الأخطاء التي يمكن أن يرتكبها الكاتب التقني هو البدء في الكتابة بدون تخطيط وتحضير كافيين معتقداً أنه يوفر الوقت في حين أنه يقامر بالوقت كله، حيث قد يكتشف بعد المضي في العمل أنه عليه إعادة كل شيء من جديد. إن "الفشل في التخطيط هو تخطيط للفشل" كما يُقال.
    تنتهي هذه المرحلة بكتابة المسودة الأولى من الوثيقة.
    3-1-6 مراجعة وتدقيق المادة- ضبط الجودة.
    عند الانتهاء من كتابة مسودة مادة الوثيقة، ينبغي إخضاعها لسلسة من عمليات المراجعة والتدقيق وضبط الجودة:
    (1) يقوم المحرر أو الكاتب/ الكتاب التقنيون الأعلى درجة وخبرة بتدقيق المادة من حيث الآتي:
    - التدقيق اللغوي والقواعدي؛
    - الالتزام بمعايير الأسلوب والتسلسل المنطقي والتنسيق (الفورمات) وبساطة التراكيب ووضوح المعنى؛
    - وحدة الأسلوب وخاصة عندما يكتب المادة كتاب متعددون؛
    - تمام المحتويات: اكتشاف النواقص أو التقصير عن أداء الغرض أو السهو.
    - التعديل حسب اللازم أو طلب إجراء التعديلات عبر نموذج رسمي يدون فيه الملاحظات والتعليقات.
    (2) عند بلوغ المادة المستوى الذي يرضاه الكاتب الرئيسي، يقوم الكاتب الرئيسي و/أو مهندس ضبط الجودة المسؤول بفحص تمامية المعلومات الواردة ودقتها ومطابقتها لما هو في النظام أو المنتَج المعني بالتوثيق. وفي مجال تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرامج، يتم القسم الأكبر من هذه العملية ضمن عملية فحص النظام على مستوى التطبيق، ومستوى الوحدة، ومستوى البرنامج. كما أنه يتحقق من مطابقة مواصفات الوثيقة للمعايير المنصوص عليها في سياسات المؤسسة.
    ومن الجوانب المهمة التي ينبغي فحصها صحة ومعقولية البيانات الواردة في الأمثلة أو الأشكال التوضيحية أو صور شاشات النظام وما إلى ذلك. يقوم مهندس ضبط الجودة بتدوين ملاحظاته على المادة المكتوبة من حيث دقتها فنياً وتغطيتها لكل الجوانب في النظام ومراعاتها لمعايير الجودة المعتمدة (عادة على نموذج رسمي للتعليقات) ويقدمها لمدير المنتج/ مدير المشروع/ المصمم الرئيسي، حسب هيكلية المؤسسة أو المشروع. يقوم هذا بدوره بتقييم الملاحظات والاطلاع على الوثيقة بصورة عامة وإضافة ما يراه مناسباً من ملاحظات أو توصيات. ومن ثم يُرسل الملاحظات كاملة إلى الكاتب الرئيسي وقد يناقشها معه بحضور المصمم ومهندس ضبط الجودة إذا اقتضت الحاجة إلى مناقشة وضعية الوثيقة.
    (3) يتم إجراء التعديلات المطلوبة من عمليات المراجعة وضبط الجودة أعلاه من قبل الكتاب الأصليين.
    (4) يقوم فريق الكتاب والمراجعين الآن بعملية التدقيق التصحيحي النهائية (Proofreading) وتركز هذه على العناصر التالية:
    - تنفيذ ملاحظات وتعديلات المدققين أعلاه؛
    - خلو النص من الأخطاء المطبعية والإملائية والقواعدية واية ثغرات تسيء إلى مستواه؛
    - صحة علامات الترقيم ووحدة التنسيق؛
    - دقة الأشكال والرسومات التوضيحية والجداول وما شابه؛
    - مطابقة العناوين وأرقام الصفحات في جدول المحتويات والنص الداخلي.
    - دقة الإسناد والإشارة داخل النصوص (مثلاً: انظر قسم كذا وكذا أو الشكل رقم كذا).
    (5) إغلاق الوثيقة أمام أية تعديلات إلا بالطرق الرسمية المعتمدة في طلبات التغيير.
    تنتهي هذه المرحلة بالمسودة النهائية للوثيقة (Draft Final) وتأخذ رقم إصدار (صفر أو 1) وتكون عرضة للتحديث حتى يتم الإعلان رسمياً عن إغلاق المنتج أو النظام أمام التطوير وتثبيته. هنا تصبح المسود النهائية التي تعكس حالة النظام الحالية الوثيقة النهاية (Final Deliverable) ويتم طباعتها وإصدارها كوثيقة توزع على المالك.
    3-1-7 سجل المراجعات وضبط الإصدارات.
    في كثير من الأحيان تبدأ عملية كتابة المادة قبل الانتهاء الفعلي من عمليات الإنتاج أو تطوير البرنامج، وهذا شائع في الحقيقة في مجال تطوير البرمجيات بسبب تعقيد العمليات وتشابك وترابط البرامج المكونة للنظام وكذلك طبيعة عملية تطوير البرامج المفتوحة عموماً للتحسين والتطوير والإضافة. يجب أن يكون هناك تنسيق فعال بين فريق الإنتاج/ التطوير وفريق الكتاب التقنيين، وينبغي أن تكون هناك آليات وإجراءات إدارية وتنفيذية واضحة ومعرفة سلفاً للتبليغ عن التعديلات وتوثيقها ومتابعتها بين الفريقين. ويجب أن يسفر عن هذه الآليات والإجراءات توفر أحدث صورة ووضع عن المنتج أو الموضوع بين يدي الكاتب التقني.
    هناك تطبيقات برامجية تؤدي هذه المهمة المطلوبة وهي ضبط الإصدارات (Version Control) بحيث تتم السيطرة المطلوبة على النسخة الأصلية حتى مع وجود كتاب/ مستخدمين متعددين.
    كذلك الحال، قد يلزم إجراء تعديلات بعد الانتهاء من إعداد المسودة النهائية للوثيقة لأكثر من سبب. وفي كلتا الحالتين لا بد من وجود نظام وإجراءات تنظِّم عملية ترجمة التعديلات في الواقع على الوثائق المكتوبة. وحتى بعد صدور الوثيقة النهائية، يوصى بأن تحتوي النسخ الداخلية (أي بين يدي المدير ومدير المنتج والمصمم والكاتب التقني) على سجل أو جدول للمراجعات يتم فيه تدوين أي ملاحظة أو نقص أو خطاً لم يتم اكتشافه في النص من قبل مع الإشارة إلى موضعه واسم كاتب الملاحظة والتاريخ.
    بهذا تكون قد اكتملت مراحل خطة عمل الكتابة التقنية.
    إلى اللقاء في الموضوع التالي من هذه السلسلة.
    مع أصدق التمنيات،
    أحمد الفهد


  2. #2
    عـضــو
    تاريخ التسجيل
    30/06/2007
    المشاركات
    13
    معدل تقييم المستوى
    0

    Smile رد: الكتابة التقنية (3)

    Dear brother,
    Could not have been better.
    Please keep this up and do not let go; this is just professional.
    Hassan Kamal Ali


  3. #3
    عـضــو الصورة الرمزية محمد نزيه محمد
    تاريخ التسجيل
    11/05/2009
    العمر
    37
    المشاركات
    43
    معدل تقييم المستوى
    0

    افتراضي رد: الكتابة التقنية (3)

    موضوع رائع أستاذ / أحمد

    ومفيد لكل مؤلف وكاتب متخصص فى الكتابة عن التقنية

    تقبل تحياتى


  4. #4
    عـضــو
    تاريخ التسجيل
    30/06/2007
    المشاركات
    13
    معدل تقييم المستوى
    0

    افتراضي رد: الكتابة التقنية (3)

    الأخ الكريم أحمد الفهد
    سلام من الله عليكم ورحمته وبركاته مع دعائي بأن يتم عليكم الصحة والعافية...
    ما زلت بانتظار حلقتكم الرابعة من هذه السلسلة الرائعة والمفيدة حقاً.
    تقبلوا مروري المتواضع ومشاركتي الأكثر تواضعاً..
    ودمتم ودام مجهودكم المبارك...
    أخوكم حسن كمال


+ الرد على الموضوع

الأعضاء الذين شاهدوا هذا الموضوع : 0

You do not have permission to view the list of names.

لا يوجد أعضاء لوضعهم في القائمة في هذا الوقت.

الكلمات الدلالية لهذا الموضوع

المفضلات

المفضلات

ضوابط المشاركة

  • لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
  • لا تستطيع الرد على المواضيع
  • لا تستطيع إرفاق ملفات
  • لا تستطيع تعديل مشاركاتك
  •